交通运输部办公厅关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见

各省、自治区、直辖市新疆生产建设兵团交通运输厅(局、委),部属各单位,部内各单位:
  为进一步推动交通运输档案工作科学发展,使档案工作为现代交通运输业提供更好的服务,在实现“四个交通”建设中发挥更大的作用,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》(以下简称《意见》)精神,经交通运输部同意,提出如下意见。
  一、新形势下交通运输档案工作的总体要求
  (一)要认真学习贯彻落实好《意见》的要求。《意见》是新形势下党中央、国务院作出的重要决策,是新形势下加强和改进档案工作,推动中国特色社会主义档案事业科学发展的纲领性文件。长期以来,在部党组的领导下,交通运输档案工作认真贯彻落实党中央、国务院的指示和要求,取得了可喜的成绩。但面对新形势新任务新要求,交通运输档案工作还存在一些不适应的地方,主要是:一些交通运输主管部门和单位不够重视档案工作,档案工作机构设置、人员编制等还不能适应和满足交通运输事业发展的需要,档案工作发展的保障条件还需要进一步改善,档案收集模式、管理手段、服务机制还需要进一步创新,档案信息化建设工作滞后,档案干部队伍素质还需要进一步提高。认真学习深入领会《意见》精神,有利于准确把握新形势下交通运输档案工作的目标和任务,进一步强化领导,完善体制和机制,促进交通运输档案事业健康、协调发展。
  (二)交通运输档案工作的指导思想和目标任务。交通运输档案工作要深入贯彻党的十八大和十八届三中全会精神,以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导,以建立健全交通运输档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系为目标,围绕服务、保障、促进交通运输事业发展这个中心,以改革创新的精神,进一步完善档案工作体制机制,加大对档案工作的支持保障力度,推动交通运输档案事业科学发展。
  (三)交通运输档案工作要坚持统一领导、分级管理的原则。根据《意见》精神,在部党组统一领导下,办公厅为交通运输档案管理职能部门,档案馆具体行使档案行政管理职能。对直属单位的档案工作实行业务领导;对各省、自治区、直辖市交通运输厅(局、委)的科技档案工作进行业务指导。部属单位在党委(党组)的统一领导下,办公室(综合部门)为本单位档案管理职能部门,依法建立和开展档案工作。形成统一领导,档案部门归口管理,各方共同参与的档案工作机制,确保分工明确、各司其职,密切配合,形成合力,促进档案工作依法有效开展。
  二、积极推进交通运输档案体系建设
  (四)完善交通运输档案资源体系建设
  要加大档案收集整理力度。把档案工作与交通运输工作同规划、同部署、同落实,做到全面覆盖、全程跟进、全程受控。对本单位的重点工作、重大活动、重大建设项目、重大科研项目等,档案部门要积极参与,加强统筹协调和业务指导,确保相关文件材料同步收集、同步整理、同步归档。
  要完善并落实归档制度。建立健全文件材料归档制度,及时制定或修订本单位文件材料的归档范围和保管期限表,做到应归尽归、应收尽收。凡是应归档的文件材料(包括照片、录音、录像、实物等),均要向本单位档案机构移交,任何部门和个人不得据为己有或拒绝归档。要将电子文件纳入档案资源体系,确保档案部门实现对电子文件形成、积累和归档的全程监督、指导,保证电子文件收集齐全、归档及时。
  要注重做好专题档案工作。交通运输工作有其自身特点,承担着交通建设、运输保障、应急救援等专项任务。各单位开展重点工作、重大活动、重大项目、重大任务的同时,就要部署文件材料的收集、整理工作,及时归档。
  (五)推进交通运输档案利用体系建设
  要创新服务形式。依法做好档案利用服务,改进查阅方式,简化查阅手续,优化工作流程,最大限度为利用者提供便利。
  要加大开发力度。开发档案资源,做好编研工作,加强对档案信息的深度开发,把“死档案”变成“活信息”,通过深层次、高质量的档案信息产品,更好地为领导决策、政策研究、行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供参考和依据。
  要加快推进传统载体档案数字化。把档案信息化列入本单位信息化建设整体规划,从人力、财力、物力上统筹安排,统一部署,同步实施,切实推进档案存储数字化和利用网络化。档案部门要大力开展传统载体档案数字化工作,以数字化档案代替原件提供利用。对已实现数字化的档案原件妥善保管,一般不再提供利用。推进数字档案馆(室)建设,逐步把可公开的各类档案上传网络,开展远程利用,实现档案信息资源充分共享。
  (六)落实档案安全体系建设要求
  要建立完善档案安全管理制度。严格执行安全保密的各项规章制度,建立健全人防、物防、技防三位一体的档案安全防范体系。坚持日常抽查和重大节假日全面检查制度,及时发现和排除隐患,堵塞漏洞,严防档案损毁和失泄密事件发生。建立档案安全应急处置协调机制和档案安全应急管理制度,制定应急预案,把档案馆(室)列入重点保护范围,确保档案安全受到危害时得到优先抢救和妥善处置,把损失降到最低限度。
  要切实改善档案保管安全条件。严格按照有关规定和标准配置、改造或新建、扩建档案库房,进一步提高档案库房的安全防灾标准,采用先进的安全保密技术、设备和材料,改善档案保管保密条件。对重要档案实行异地备份,电子档案异质备份,确保重要档案绝对安全。
  要保障档案信息安全。严格执行档案安全保密管理制度,对上网档案进行严格审查,严防把涉密档案传输到非涉密网络上。加强对涉密档案管理信息系统、涉密计算机和涉密载体的安全管理,严防档案在传输过程中失泄密。对涉密档案进行数字化加工和提供利用时要严格遵守保密规定。
  三、加大对交通运输档案工作的支持保障力度
  (七)要进一步加强对交通运输档案工作的领导。要切实把档案工作纳入本单位发展规划和年度工作计划,列入工作考核检查内容,指定分管领导。定期听取档案部门工作汇报,定期进行督促检查,及时研究并协调解决档案工作中的重大问题,对于档案工作用房、设施设备、档案保护以及信息化建设等,要在单位建设整体规划中统筹考虑,为档案工作的顺利开展提供人力、财力、物力等方面保障。
  (八)突出重点,形成推进交通运输档案工作的合力。
  部机关档案工作要在明确责任、落实制度上下功夫。部机关是全国交通运输工作的领导机关,在贯彻落实中央要求上要走在前面,带头做好档案工作。要把文件归档工作列入各司局相关领导和工作人员考核内容。要把档案管理信息化建设列入部信息化建设整体规划,从人力、物力、财力以及运行维护等方面统筹安排,切实推进档案存储数字化和利用网络化。把档案库区的安全监控、消防等工作纳入部机关统一管理,统一维护,确保安全。
  部属单位档案工作要在规范管理上下功夫。要加强基础建设,按照要求落实好档案工作机构、人员、经费。档案库房、阅览室、档案人员办公室实行三分开,档案安全保管条件要符合相关要求。要加强业务建设,根据国家档案局8号令的要求,结合本单位职能及工作需要及时制定、完善文件归档范围和文书档案保管期限表,把反映本单位重点工作、基本职能的文件材料及时纳入归档范围。做到归档文件材料齐全完整,案卷整理规范,保管安全,利用方便。
  各省(区、市)交通运输建设项目档案管理工作要在全程受控上下功夫。要切实改变重建设轻档案的现象,采取有力措施,强化领导、强化职能、强化责任,以对交通事业和历史负责的态度,加强交通运输建设项目档案管理工作。要落实各地交通运输主管部门主体领导责任,分管建设的领导对建设项目档案工作同样负总责。建设单位(项目法人)要将项目档案工作纳入项目法人负责制、招标投标制、合同管理制、工程监理制、项目建设管理程序,做到文件资料与项目建设同步收集、同步整理、同步归档。要积极推进建设项目档案管理示范工程创建活动,以“建精品工程,创一流档案”为目标,全面推进交通建设项目档案管理工作科学化、规范化,实现项目档案管理与项目建设协调发展和全国交通建设项目档案管理工作均衡发展。
  (九)要加强档案干部队伍建设。依据国家有关规定和实际需要,配备与事业发展相适应的专(兼)职档案工作人员,并保持人员的相对稳定。要把档案干部培训、交流、使用列入干部培养和选拔任用统一规划,统筹安排;关心档案干部,切实帮助解决各种实际问题和后顾之忧,引导、保护和发挥好档案干部的积极性;积极创造条件,引进和培养档案专业人才,通过各种形式的培训和再教育,不断提高档案干部的业务技能,完善知识结构,努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。
  (十)加强档案业务专项检查。按照国家档案局的要求,深入学习领会贯彻落实《意见》精神,对本单位档案业务工作进行自查,重点对建档工作、档案移交和接收工作、档案服务工作、档案库房建设、档案安全保密工作、档案信息化建设等进行专项检查。要以《意见》为指导,组织力量,对不符合当前形势任务要求的档案工作规章制度进行修改完善,对没有建章立制的要抓紧制定;对不符合档案保管安全条件要求的问题,要提出具体整改方案,尽快解决。
交通运输部办公厅
2014年7月14日

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